Guía 2022: cómo emitir CFDI versión 4.0
¿Cuáles son los requisitos para iniciar a facturar?
Toma en cuenta que actualmente comprobantes como: Facturas, Notas de crédito o descuento, Recibos de nómina, Complementos de pago. Deben ser emitidos conforme a las reglas del SAT, con las estructuras correspondientes y generados en su formato XML y PDF.
A partir del 1 de enero de 2022 entra en vigor la versión 4.0 del CFDI, existiendo un periodo de convivencia entre la versión 3.3 y la versión 4.0 el cual comprende del 1 de enero al 30 de abril de 2022.
Los pasos para iniciar a facturar en nuestra experiencia son:
- Paso 1. Tramita tu e.firma antes FIEL (Firma Electrónica). Este documento se compone por un certificado (.cer) y una llave electrónica (.key) con contraseña; la obtienes por primera vez de manera presencial en las oficinas del SAT, siempre acude con cita.
- Paso 2. Obtén tu CSD (Certificado de Sello Digital), es la herramienta que te va a permitir timbrar tus facturas, recibos de nómina, notas de crédito. Es muy similar a la e.firma, con la gran diferencia de que éste certificado utiliza exclusivamente para emitir tus CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet).
- Paso 3. Escoge un proveedor de facturación; decide donde vas a timbrar tus comprobantes, aunque sabemos que el portal del SAT te permite hacer tus facturas de manera gratuita, la desventaja es que las opciones en este portal son muy limitadas. Recomendamos ampliamente un portal que además de emitir facturas, puedas administrar tus facturas emitidas y recibidas.
Ahora que ya escogiste a tu proveedor. Es momento de configurar tu perfil de facturación.
Cualquier portal de facturación te pedirá que detalles la siguiente información, para efectos de señalarlo en el XML de tus facturas emitidas (recomendación: esta información se obtiene desde la constancia de situación fiscal):
- Lugar de expedición o Domicilio fiscal.
- Él o los regímenes en los que estas inscrito y con los cuales quieras facturar.
- Nombre o Razón social.
- Ingreses los archivos CSD con contraseña.
- Firmes su carta de términos y condiciones.
Al haber concluido la configuración de tu perfil fiscal en tu portal de facturación, es momento de recabar datos de tu cliente (receptor).
¿Qué información necesito solicitar a mi cliente para facturar?
La siguiente lista de información del cliente (receptor) es OBLIGATORIA e indispensable para emitir tus CFDI (versión 4.0 vigente a partir del 1 de Enero 2022).
- RFC del cliente (receptor)
- Nombre o Razón Social del cliente.
- Domicilio Fiscal, no es necesario te proporcione toda la dirección, únicamente necesitas el Código Postal.
- Régimen Fiscal del cliente (receptor), existen muchas opciones:
- Uso del CFDI: Gastos en general, Adquisición de Mercancías, entre otras.
- Método de pago, las opciones son:
PUE (Pago en una sola exhibición) se utiliza cuando el cobro es de contado o bien la operación se pagará durante el mes, y además conoces la forma de pago: transferencia, efectivo, tarjeta, etc.
PPD (Pago diferido a crédito) se utiliza si el cobro es a crédito, si desconoces la forma en como se pagará esta operación. En caso de señalar este método de pago, debes emitir un complemento de pago.
ESPECIAL ATENCIÓN: EN CASO DE HABER EMITIDO EL COMPROBANTE CON UN MÉTODO DE PAGO PUE Y ESTE NO SE HAYA PAGADO EN EL MES, DEBES CANCELARLO Y EMITIRLO CON EL METODO DE PAGO PPD, PARA EFECTOS DE REALIZAR EL COMPLEMENTO DE PAGO CORRESPONDIENTE.
- Forma de pago, siempre y cuando conozcas cómo vas a recibir el cobro de tu factura y hayas señalado como método de pago PUE (Pago en una sola exhibición), debes detallar las opciones como: Transferencia. Efectivo. Tarjeta de crédito.
- Otros dato que no es obligatorio pero puedes solicitar es el email del cliente para hacerle llegar su archivo XML y PDF.
Recomendaciones
- Para que el proceso de emitir una factura a tu cliente, se vuelva una experiencia positiva, te sugerimos entregues los requisitos por lo menos en un PDF donde entienda que información te tiene que proporcionar. Ponte en su lugar, cuantas veces hemos pedido una factura y es todo un camino tortuoso obtener el comprobante.
- Comunica tus políticas de facturación y cancelación.
- Especial atención al método de pago PUE o PPD, ya que en base a ello la autoridad determinará tus ingresos cobrados en el mes.
- Si emites un comprobante con PPD, es importante realizar el complemento de pago.
- En caso de cancelaciones recuerda que existe un protocolo para cancelar tus comprobantes
- Actualmente tu experto fiscal también debe estar capacitado en materia de la correcta emisión del CFDI
- Por último; haz conciencia de la importancia de colocar correctamente la información en tus comprobantes fiscales, recuerda que actualmente los ojos de Hacienda en tu negocio son los CFDI.
